Cała firma w jednym systemie?
Spójna komunikacja?
Skuteczny obieg zadań?
Łatwy dostęp do informacji o tym co się dzieje, dokładnie w chwili gdy o to pytasz?
Ocena efektywności rozproszonych zespołów?
Zastanawiasz się jak można lepiej zarządzać wielozadaniowością w biurze i poza nim?
To narzędzie jest idealne dla twojej firmy!
Podczas dodawania zadania użytkownik określa:
Szczególnie sprawdza się, np. w działach helpdesk, gdzie zgłoszenia od klientów przyjmowane są telefonicznie i użytkownik musi szybko je zarejestrować poprzez podane kilku kluczowych informacji: nazwa klienta, osoba zlecająca, temat zadania. Dla wszystkich zadań czas jest mierzony za pomocą START-STOP.
Dla każdego z zadań realizowanych w ramach projektów, indywidualnie lub współdzielonych można zarejestrować czas trwania zadania, dzięki mechanizmowi START-STOP. Zadanie można zatrzymać w dowolnym momencie i ponownie wystartować. W rozliczeniu zadania widoczne są wszystkie sesje START-STOP. Funkcja bardzo dobrze sprawdza się dla zadań, których realizacja jest rozłożona w czasie.
Quest Manager umożliwia automatyczne dodawanie zadań użytkownikom na podstawie wiadomości email klienta oraz wysłanie informacji zwrotnej z poziomu programu. Dzięki temu, nie trzeba wprowadzać zadań ręcznie, co skraca czas obsługi zgłoszenia i eliminuje konieczność ciągłego sprawdzania skrzynek pocztowych.
Dashboard to wszystkie informacje o zadaniach użytkownika zebrane w jednym miejscu. Masz pogląd na ilość zadań bieżących, zaplanowanych, zaległych i obserwowanych. Ponadto, dashboard wyświetla status zajętości wszystkich użytkowników, którzy są w jednym dziale lub zespole i mogą sobie wzajemnie przydzielać zadania. Użytkownik z poziomu dashboard może zobaczyć również wszystkie nierozliczone sesje z danego dnia i od razu je rozliczyć, zaplanować kolejne zadania lub uruchamiać szybkie zadania, zlecone telefonicznie przez klienta.
W Quest Manager użytkownicy i menedżerowie mogą zarządzać zadaniami swoimi oraz zespołów za pomocą tablic Kanban. Tablice Kanban, to graficzna prezentacja zadań z wykorzystaniem trzech kluczowych kolorów: zielony, żółty, czerwony – pozwalających szybko ocenić statusy realizacji oraz zyskać informację o ilości zadań zaległych i zadań, które za chwilę osiągną deadline. Tablice Kanban pokazują zadania: Nierozpoczęte, W trakcie, Nieukończone, Ukończone oraz zadania Dostępne w ramach ogólnej puli nowych zadań. Widok zadań w ramach tablic Kanban jest czytelny i przejrzysty.
Każde zadanie ma swoją linię akcji. Dzięki niej dokładnie wiadomo, kto i kiedy przekazał zadanie oraz jakie komentarze i uwagi zostały wymienione między realizującymi, a przekazującym. Ponadto, z poziomu Linii akcji dostępne są funkcje za pomocą, których można zadanie: rozliczyć, przekazać do innego wykonawcy, zakończyć oraz „chatować” na temat zadania. Wiadomości z chatu są przechowywane w Linii akcji podobnie, jak każdy komentarz lub inne działania wykonane na zadaniu. Dzięki temu, użytkownik ma wgląd w pełną historię realizacji zadania oraz opóźnień lub problemów – jeśli się pojawiły i miały wpływ na wydłużenie czasu wykonania.
Dzięki tej funkcjonalności każdy użytkownik systemu ma pogląd na to, jaki zadaniami na bieżąco zajmuje się jego dział lub zespół. Statusy użytkowników określane są za pomocą trzech kolorów. Gdy przy nazwisku lub inicjałach użytkownika (opcja definiowana w ustawieniach) awatar wyświetla się na czerwono, to znaczy, że użytkownika nie ma w pracy i nie zalogował się do systemu. Gdy awatar jest zielony, to znaczy, że użytkownik jest zalogowany do systemu, jest w pracy, na terenie biura lub poza nim, ale nie wykonuje aktualnie żadnego zadania z listy. Natomiast, gdy awatar świeci się na żółto, to znaczy, że użytkownik wykonuje zadania i wiadomo dokładnie które. Z poziomu Statusu użytkowników widać również przebieg czas realizacji dla poszczególnych zadań. Użytkownik równolegle może mieć kilka uruchomionych zadań. Ponadto, menedżer może przełączać się między działami, aby oglądać statusy zajętości użytkowników w różnych działach lub zespołach.
Wszystkie zadania użytkownika wykonane w danym dniu, tygodniu, miesiącu, roku widoczne są z oknie Rozliczenia. Dzięki dobrze zaprojektowanym filtrom, w prosty sposób można sprawdzić zadania wykonywane w podziale na: użytkowników, zakres dat, klientów, osoby zlecające u klienta, usługi (np. spotkanie, usługi serwisowe, wdrożenia, itp.), status zadania (zatwierdzone, niezatwierdzone).
W oknie Rozliczenia wyświetlane jest również całościowe podsumowanie ilości wszystkich zadań wykonanych w podziale na usługi (usługi zdefiniowane dla firmy użytkującej system Quest Manager). Dla każdego z zadań widoczna jest data wpisu, data rozpoczęcie i zakończenia. Dzięki temu, widać rozpiętość czasową realizacji zadania od momentu wpisania do systemu, aż do zakończenia realizacji. Wpływa to na rzetelną wycenę prac dla podobnych zadań i projektów w przyszłości.
Program Quest Manager możemy zintegrować z dowolnym systemem ERP, posiadanym przez użytkownika. Integracja umożliwia wymianę danych między systemami, aby skrócić czas przygotowania rozliczeń dla pracowników. Quest Manager korzysta z bazy kontrahentów i osób kontaktowych, zdefiniowanej w systemie ERP. Dzięki temu, nie trzeba dodatkowo wprowadzać ręcznie niezbędnych informacji.