Moduł DMS Streamsoft Prestiż zapewnia kompleksową obsługę oraz sprawne procesowanie dokumentów firmowych, dzięki zorganizowanym ścieżkom akceptacji i wspólnemu repozytorium. Jest przydatny zwłaszcza w firmach obsługujących dużą ilość dokumentów, którym zależy na utrzymaniu wysokiego poziomu organizacji oraz kontroli pracy w tym zakresie.
Rejestracja dokumentów
DMS Streamsoft Prestiż umożliwia procesowanie wielu typów dokumentów, pochodzących z różnych źródeł. Sposób ich akceptacji jest uzależniony od źródła oraz typu dokumentu.
Dokumenty zewnętrzne
Dokumenty zewnętrzne o zdefiniowanym wcześniej typie, np. dokument kosztowy, przechodzą określoną ścieżkę akceptacji. Ten proces polega na przesyłaniu dokumentu w górę, na kolejny poziom, gdzie podlega on weryfikacji przez osoby lub grupy upoważnione np. dział sprzedaży, a następnie księgowość i zarząd. Na każdym etapie ścieżki obiegu osoby uprawnione mogą cofnąć dokument lub go zaakceptować, co skutkuje przesłaniem w górę ścieżki. Z rozwiązaniem tego typu nie ma mowy o możliwości zagubienia dokumentu, który trafia do obiegu, ponieważ każde zdarzenie z jego udziałem zostaje zapisane w systemie. Do każdego obiegu założonego w systemie może zostać podpięty skan procesowanego dokumentu.
Dokumenty niezdefiniowane
Dla dokumentów bez zdefiniowanej wcześniej ścieżki przewidziano opcje akceptacji Ad-hoc lub dynamicznej, które umożliwiają ich przeprocesowanie bez wcześniejszego przypisania grup, osób czy ścieżek. Takie sposoby akceptacji pozwalają zachować porządek oraz szybkie tempo działania, nawet w przypadku dokumentacji pochodzącej z nieznanego wcześniej źródła.
Dokumenty wewnętrzne (systemowe)
Dokumenty pochodzące z systemu ERP, np. z obrotu handlowo – magazynowego czy rozrachunków, mogą podlegać procesowaniu w module DMS, trafiając na odpowiednie ścieżki akceptacji. Przykładami są tu m.in. zamówienia, oferty, dokumenty kasowe/bankowe czy też umowy z kontrahentami.
To biblioteka całości dokumentacji systemowej, skatalogowana wg modułów (np. DMS, Finanse i Księgowość, Handlowo-Magazynowy, Zarządzanie Produkcją itd.). Repozytorium ułatwia szybkie odnalezienie właściwego dokumentu dzięki funkcji filtrowania wg różnych kryteriów. Dodatkowo istnieje możliwość tworzenia własnych „katalogów”, w których każdy operator ma opcję podlinkowania dokumentów, z którymi na bieżąco pracuje.
Szablony dokumentów
Nowe wzory dokumentów powstają tu w oparciu o już istniejące. A moduł DMS Streamsoft Prestiż pozwala na zachowanie poprzednich wersji, zapisując je w historii. Funkcja pomocna przy obsłudze powtarzalnie generowanych dokumentów o podobnej strukturze np. wzorów protokołów odbioru, wzorów użyczenia sprzętu czy instrukcji stanowiskowych.
Aplikacja DMS mobile
DMS mobile jest częścią aplikacji Streamsoft Prestiż ERP mobile. Umożliwia szybką rejestrację dokumentu poprzez wprowadzenie go w obieg oraz akceptację z poziomu smartfona. Niezależnie od tego czy użytkownik pracuje zdalnie czy też np. przebywa w delegacji, wystarczy kilka tapnięć, aby zarejestrować i wprowadzić w obieg lub zaakceptować dokument. Aplikacja dostępna jest dla systemów iOS i Android.