komp-net
komp-net

Proces wdrożenia KSeF w firmie krok po kroku

O co zadbać przed wdrożeniem ?
Adaptacja do nowych obowiązków wymaga odpowiedniego przeszkolenia personelu i dostosowania wewnętrznych procesów m.in. w zakresie sprzedaży, rejestracji zakupów, obsługi rozrachunków oraz księgowości.

Co jest kluczowe?
W naszej ocenie kluczowe jest powołanie zespołu oraz wyznaczenie kierownika projektu, który będzie odpowiedzialny za skuteczne i efektywne wdrożenie KSeF w firmie.

Powinien on składać się z pracowników, którzy uczestniczą w procesach fakturowania, rozliczania zakupów, rozliczania podatków, ale również odpowiadających za współpracę i umowy z kontrahentami. Bardzo ważne jest, aby w pracach wzięły również udział osoby odpowiedzialne za utrzymywania systemów informatycznych oraz infrastruktury IT w firmie.

Jak się przygotować?

1. Identyfikacja procesów, źródeł i rodzajów wystawianych faktur sprzedaży
Firma powinna zidentyfikować oraz opisać w jakich systemach i programach są generowane obecnie dokumenty sprzedaży oraz czy jest w nich dostępna obsługa KSeF. Określenie procesów dotyczących fakturowania pozwoli sprawdzić jak faktury są generowane, przetwarzane, wysyłane i przechowywane oraz jakie systemy w tym uczestniczą.

Wiedza na temat tych powiązań pomoże ustalić, jak zintegrować KSeF z istniejącymi procedurami oraz systemami.

Przygotowanie do wysyłki danych do KSeF najlepiej zacząć od zinwentaryzowania procesów sprzedażowych.

2. Identyfikacja sposobów procesowania dokumentów zakupu w firmie
Na tym etapie trzeba ustalić czy dokumenty zakupu są rejestrowane w sposób tradycyjny czy z wykorzystywaniem rozwiązań takich jak np. DMS, OCR, EDI itp.

3. Aktualizacja wewnętrznych procedur dotyczących współpracy z kontrahentami
Przygotowując się do wdrożenia KSeF, firmy powinny przyjrzeć się i dostosować regulaminy, umowy i inne formalne dokumenty mówiące o sposobie dostarczenia faktur oraz terminów płatności ze swoimi kontrahentami. Jeżeli w ramach transakcji sprzedaży niezbędne jest dostarczanie do kontrahentów informacji, które nie znajdują się w strukturze faktury ustrukturyzowanej, należy ustalić jak te informacje będą przekazywane do kontrahentów po uruchomieniu integracji z KSeF, np. oddzielna wiadomość e-mail z załącznikami czy informacje przekazywane w fakultatywnych polach, które znajdują się w pliku XML.

4. Opracowanie i spisanie procedur wewnętrznych dotyczących postępowania na wypadek awarii KSeF lub problemów z infrastrukturą IT w przedsiębiorstwie
W przypadku awarii po stronie firmy
Trzeba pamiętać o obwiązujących terminach wysyłki dokumentów do KSeF oraz karach finansowych określonych w ustawie. W firmie powinny być wskazane osoby odpowiedzialne za utrzymanie infrastruktury IT zapewniające wsparcie w zakresie sieci internet. Być może warto rozważyć także alternatywnego dostawcę tych usług – na wypadek problemów występujących u głównego dostawcy internetu lub dodatkowe urządzenia takie jak router – na wypadek uszkodzenia.

5. Przeszkolenie personelu z zakresu zmian w przepisach i wymagań związanych z nowym obowiązkiem wynikającym z wprowadzenia KSeF
Warto już dzisiaj zainwestować w odpowiednie szkolenia. Dobre zrozumienie przepisów dotyczących e-Faktur i KseF w znaczny sposób ułatwi wdrożenie. Przeszkolony personel nie będzie miał trudności z obsługą KseF, dzięki czemu uda się zminimalizować ryzyko błędów.

6. Nadanie uprawnień pracownikom zajmującym się obsługą faktur oraz/ lub nadanie uprawnień podmiotom zewnętrznym
Osoby wyznaczone do obsługi wysyłki i odbioru danych KSeF muszą otrzymać odpowiednie uprawnienia i dostępy na platformie przygotowanej przez Ministerstwo Finansów. Trzeba więc ustalić kto i jakiego rodzaju uprawnień będzie potrzebować. Na początku może to sprawiać pewne trudności, gdyż Ministerstwo Finansów przygotowało kilka mocno rozbudowanych modeli tych uprawnień.

7. Wdrożenie rozwiązania informatycznego KSeF wraz z przeprowadzeniem testów wysyłki i odbioru danych jeszcze przed 1 lipca 2024
W zależności od powyższych ustaleń oraz przeprowadzeniu oceny tego na ile złożone i skomplikowane będzie wdrożenie KSeF, niezbędnym może okazać się wsparcie specjalistów IT.

Wsparcie to może obejmować zarówno konfigurację podstawową systemu w zakresie obsługi nowych opcji i rozwiązań, jak i dostosowanie dedykowanych rozwiązań wykorzystywanych w przedsiębiorstwie, takich jak np. konfiguracja systemu dla wysyłki e-Faktur z obsługą kompletów.

Usługi związane ze wsparciem w zakresie tych ustawień sugerujemy zamawiać i planować z wyprzedzeniem.